الخيار 4: تحكّم بأدواتك التكنولوجية، لا تدعها تتحكم بك®

كيف تجعل التكنولوجيا تعمل لصالحك وليس ضدك

في الخيارات الثلاثة الأولى، تكونت لديك فكرة واضحة عن الأشياء الاستثنائية التي تود تحقيقها، لكنك لا تزال تواجه خطراً حقيقياً من المقاطعات التي لا تنتهي، وهذه هي التحديات الحقيقية التي تواجهها لإدارة انتباهك. ومن ثمّ، فإنك تحتاج إلى إجراء بسيط للحفاظ على انتباهك وحمايته من التشتت بسبب التكنولوجيا.

الخيار 4 يعتمد على مبدأ التوافق، فالتكنولوجيا التي نستخدمها يجب أن تساعدنا على تحقيق أولويات المربع 2. ويمكن أن تصبح التكنولوجيا شريكاً موثوقاً به لإدارة المعلومات عند تهيئتها بالشكل المناسب لتحقيق هذا الغرض، بدلاً من أن تكون وسيلة للمقاطعات ووسائل التشتيت.

كل معلومة تصل إلينا (لا سيما عبر البريد الإلكتروني) تنتمي إلى فئة من أربع فئات (يُطلق عليها الأساسيات الأربعة):

  1. المواعيد: الأشياء التي يجب عليك القيام بها في أوقات محددة.
  2. المهام: الأشياء التي يجب عليك الانتهاء منها التي لم يتحدد موعدها بعد.
  3. جهات الاتصال: المعلومات الخاصة بالأشخاص الذين تتفاعل معهم.
  4. الملاحظات/المستندات: المعلومات الأخرى التي يجب متابعتها والتي لا تنتمي إلى أي من الفئات الأخرى.

الخطوات الرئيسية الثلاث

يمكننا تطبيق ثلاث “خطوات رئيسية” لتحديد استجابات تلقائية لكل معلومة تصل إلينا:

  • الفوز من دون قتال
  • تحويله إلى ما هو عليه
  • الربط لتحديد الموقع

تنفيذ الخطوات الرئيسية الثلاث

الخطوة الرئيسية 1: الفوز من دون قتال

يتمثل الهدف من هذه الخطوة في جعل أكبر عدد ممكن من القرارات تلقائياً قدر الإمكان، حتى لا يضطر الدماغ إلى استهلاك طاقة في الأمور العادية أو غير الضرورية. إتقان استخدام القواعد أو خاصية التصنيف في برنامج البريد الإلكتروني لإعادة توجيه الرسائل الإلكترونية والتعامل معها قبل أن تصل إلى صندوق البريد الوارد.

الخطوة الرئيسية 2: تحويله إلى ما هو عليه

هذه الخطوة تعني التخلص من أي أنشطة إضافية من المربع 3 أو المربع 4 من صندوق البريد الوارد لم تتعامل معه القواعد التي حددتها أو خاصية التصنيف، ثم إدارة مهام المربع 1 والمربع 2 بكفاءة. نظراً لأن كل رسالة بريد إلكتروني تنتمي إلى فئة أو أكثر من الأساسيات الأربعة، يمكنك تحويلها على الفور إلى ما هي عليه والتخلص من وجودها في صندوق البريد الوارد.

الخطوة الرئيسية 3: الربط لتحديد الموقع

تخلص من الحاجة إلى الوصول إلى كافة الموارد التي تحتاج إليها من أجل الاجتماعات والمواعيد الهامة من خلال نقلها جميعاً إلى مكان واحد يمكنك الوصول إليه بسهولة. وتتضمن هذه الخطوة فهم العلاقة المتبادلة بين هذه الموارد ثم الربط بينها وبين الموعد حتى تكون متاحة على الفور عندما تحتاج إليها.

Quote PNG

حدد أكثر ما يهمك ثم ضع حدوداً تحميه حتى تتمكن من أدائه في كل يوم. وإذا فعلت هذا، لن تنجح في تحقيق أهدافك فحسب، بل ستشعر بالإنجاز والإلهام وستصبح مصدر إلهام للآخرين كذلك.

— د. إدوارد هالويل

دليل مجاني

كيفية إدارة وقتك: 7 نصائح لأداء المهام الأكثر أهمية

يجب أن يقضي الأشخاص المحترفون المجتهدون وقتاً أطول في العمل على الأهداف طويلة الأجل، ويمكننا مساعدتهم في ذلك.

الخيارات الـ 5 للإنتاجية الاستثنائية

01

تعلّم التمييز بين الأمور المهمة والأمور العاجلة غير المهمة، وزيادة النتائج الفورية في خضم المشتتات الكثيرة التي تتعرض لها.

02

تعلّم إعادة تحديد أدوارك ثم إعادة ترتيب أولوياتها من حيث النتائج الاستثنائية لتحقيق الأهداف ذات الأولوية القصوى.

03

استخدم النصائح والأدوات التي نقدمها لك لجدولة أولوياتك (بدلاً من أن تمنح الأولوية للمهام في جدول عملك دون دراسة مدى أهميتها) ونفذ المهام الأكثر أهمية بتميز أكبر.

04

تعلَّم كيف يمكنك التحكم في التكنولوجيا واستخدامها لصالحك، بدلاً من أن تعمل ضدك، وحولها إلى محرك لزيادة الإنتاجية.

05

اعمل على زيادة طاقتك للتفكير بوضوح، واتخاذ قرارات جيدة، والشعور بالإنجاز في نهاية كل يوم.

تواصل معنا

يُرجى ملء النموذج التالي وسوف يتواصل معك أحد ممثلي خدمة العملاء لدينا في أقرب وقت.

Open chat
💬 Need help?
Scan the code
Hello! Talk to an expert now and explore FranklinCovey's proven organizational programs!

Request a Demo